Anmeldt eller uanmeldt besøk alternativt postalt tilsyn av arbeidstilsynet

Din virksomhet kan når som helst få tilsyn – er kaffen klar?

Hvert år gjennomfører Arbeidstilsynet opp mot 17 000 tilsyn i virksomheter over hele landet. Vi har flere klienter som i den senere tid har fått tilsyn av Arbeidstilsynet, både varslede og ikke varslede tilsyn.

Arbeidstilsynet fører både kontrollerende tilsyn og forebyggende arbeid. Ved mer enn halvparten av alle tilsyn finner de forhold som må rettes opp. I den forbindelse har vi samlet noen nyttige råd som vi ønsker å dele med våre nyhetsbrevlesere.

Ha all dokumentasjon lett tilgjengelig som f.eks.:

• Arbeidsavtaler

• Oversikt over alle ansatte med navn, stilling og tilknytningsform

• Oversikt over arbeidstid og overtid (timelister)

• Beskrivelse av arbeidstidsordning og hjemmelsgrunnlag

• Lønn og feriepengeutbetalinger

• Gjennomført opplæring og opplæringsplaner og for ansatte og verneombud.

Arbeidstilsynet etterspør store mengder opplysninger og dokumentasjon som skal sendes inn. Fristen for innsendelse er kort.

Arbeidstilsynet vil ved besøk som oftest også sjekke følgende:

• Varslingsrutiner

• Har arbeidsgiver kartlagt og risikovurdert covid-19 som risikofaktor i arbeidsmiljøet og utarbeidet handlingsplaner med tiltak for å fjerne eller redusere risiko for smitte

• Kartlegging av arbeidsmiljøet

• Handlingsplaner

• Kontroll av virksomhetens systematiske HMS – arbeid

• Verneombudsordningen

• Avvikssystem

• Risikovurdering

Ved varsel om tilsyn bør dere snarlig bekrefte mottak. Det er viktig å ha en ryddig og god dialog med Arbeidstilsynet. Ta med verneombudet og andre nøkkelpersoner i virksomheten ved besøk. I forbindelse med tilsynet skal Arbeidstilsynet veilede om regelverkets krav og hva kravene betyr for virksomheten.

Etter tilsynet gjør Arbeidstilsynet en vurdering av om saken er godt nok opplyst, og om virksomheten oppfyller regelverkets krav. Denne vurderingen, og eventuelle reaksjoner på forhold som er avdekket i tilsynet, oppsummeres i en skriftlig tilsynsrapport som sendes til virksomheten.

Tilsynsrapporten er todelt. Første del er en oppsummering av tema for tilsynet, mens den andre delen beskriver eventuelle brudd på regelverket. Dersom Arbeidstilsynet finner brudd, har de ulike måter å reagere på overfor virksomheten, avhengig av hva slags brudd og hvor alvorlig bruddet er. Hvis dere mener at tilsynsrapporten inneholder faktiske feil, har andre kommentarer eller ønsker å sende inn mer dokumentasjon, kan dere gi en skriftlig tilbakemelding til Arbeidstilsynet om dette.

Når tilbakemeldingsfristen er passert, sender Arbeidstilsynet et brev med vedtak om pålegg.

Hvilke reaksjoner kan Arbeidstilsynet gi?

Hvis tilsynet viser at virksomheten bryter regelverket på ett eller flere områder, finnes det ulike reaksjonsformer. Reaksjonen avhenger av hvor alvorlig bruddet er, og om bruddet fører til akutt fare for arbeidstakerne.

Vedtak om pålegg

Den vanligste reaksjonen etter at Arbeidstilsynet har funnet brudd på regelverket, er å gi virksomheten et pålegg om å rette opp forholdet innen en bestemt frist.

Vedtak om stans

Arbeidstilsynet kan vedta å stanse arbeidet i en virksomhet helt eller delvis hvis

• virksomheten ikke følger opp et pålegg innen fristen som er gitt, som et pressmiddel for å få pålegget gjennomført

• hvis det er umiddelbar fare for arbeidstakernes liv og helse

Stans på grunn av umiddelbar fare for arbeidstakerne liv og helse kan for eksempel skje dersom Arbeidstilsynet ser at virksomheten ikke har sikret arbeidstakerne godt nok ved arbeid i høyden eller ved bruk av maskiner. Virksomheten må dokumentere at faren ikke lenger er til stede før vi opphever stansen og de kan ta opp igjen arbeidet.

Vedtak om tvangsmulkt

Hvis en virksomhet ikke følger opp pålegg innen den fristen som er satt, kan Arbeidstilsynet vedta tvangsmulkt. Hensikten med dette er å presse virksomheten til å gjennomføre det Arbeidstilsynet har pålagt dem.

Overtredelsesgebyr

Arbeidstilsynet gir overtredelsesgebyr når de avdekker alvorlige eller gjentatte lovbrudd som kan få store konsekvenser for arbeidstakernes helse og sikkerhet. Overtredelsesgebyr skal få den konkrete virksomheten til å skjerpe sikkerheten, og gir samtidig et signal til bransjen for øvrig om at det får konsekvenser å ikke følge lovverket.

Når Arbeidstilsynet vurderer om de skal bruke denne reaksjonen, tas flere momenter i betraktning. Deres hovedfokus er å verne arbeidstakerne og å bedre arbeidsmiljøtilstanden.

Klage

Dersom virksomheten mener at vedtak fra Arbeidstilsynet ikke er riktige, kan dere sende en klage. Klagefristen er tre uker fra virksomheten har mottatt vedtaket.

Se også: https://www.arbeidstilsynet.no/om-oss/tilsyn/

Ta kontakt med oss dersom du trenger bistand i forbindelse med tilsyn eller dere ønsker en HR revisjon i din virksomhet blant annet for å være forberedt på et tilsyn. I en HR- revisjon reviderer vi deres arbeidsavtalemaler, deres personalhåndbok, HMS og internkontroll og kommer med forslag til forbedringer for å sikre at blant annet Arbeidsmiljølovens krav, herunder at kravene til blant annet varsling og personvern / GDPR er ivaretatt.